Політика резервного фонду бізнесу: як створити «подушку» на 3–6 місяців

Резервний фонд — це окремо визначені гроші компанії для покриття непередбачених витрат і касових розривів. Він не генерує дохід, зате захищає ліквідність і стабільність. Збір і контроль зручно вести в єдиному фінансовому середовищі на кшталт GlobusPlus — там простіше планувати платежі, бачити залишки і дисциплінувати правила використання.

Така фінансова подушка компанії допомагає зберегти гнучкість навіть у періоди ринкових коливань.

Навіщо бізнесу «подушка»

• згладжує сезонність і затримки оплат від клієнтів;
• дозволяє пережити просідання виручки без кредитів;
• знижує ризик зупинки операцій через форс-мажори (від логістики до кіберінцидентів);
• підвищує довіру партнерів та інвесторів: є зрозуміла політика ліквідності.

Як визначити оптимальний розмір «подушки»

Навіть у межах базових 3–6 місяців компанія може адаптувати резерв під власну ситуацію:

• бізнес із сезонними доходами формує більший запас (5–6 місяців),
• стабільні B2B-контракти дозволяють обмежитися 3–4 місяцями,
• стартапи з нерегулярними продажами краще орієнтуватися на верхню межу.

Скільки відкладати: базова рамка 3–6 місяців

Це практичне правило для більшості МСБ. Точний горизонт залежить від:

1. волатильності виручки (чим вона вища — тим більший резерв);
2. структури витрат (частка фіксованих, зарплат, оренди);
3. циклу інкасації (DSO/DPO, передоплата чи постоплата);
4. доступу до кредитних ліній (якщо їх немає — резерв більший).

Мінімум — покрити фіксовані витрати на цільовий період, плюс буфер на критичні змінні (паливо, логістика, підтримка ІТ).

Як порахувати обсяг резерву

Крок 1. Зберіть середньомісячні фіксовані витрати: фонд оплати праці, оренда, комунальні, мінімальні ліцензії/підписки, страхування.
Крок 2. Додайте критичні змінні: мінімальний рівень закупівель сировини/товарів, обслуговування обладнання, логістика.
Крок 3. Помножте суму на 3–6 (місяців) і перевірте стрес-сценарієм: «мінус 30% виручки протягом 90 днів».
Крок 4. Зафіксуйте цільовий діапазон (наприклад, 3,5–4,5 місяці) та пороги сповіщення, коли резерв опускається нижче мінімуму.

Приклад розрахунку для МСБ

Якщо щомісячні витрати складають 800 тис. грн, то мінімальний резерв на 3 місяці — 2,4 млн грн. Для комфортної зони 6 місяців — 4,8 млн грн. Це дозволить компанії працювати навіть за умов падіння виручки на третину.

Де зберігати кошти: «драбина ліквідності»

• Овернайт/поточний рахунок — 1–2 тижні витрат (щоденна ліквідність).
• Короткі інструменти (до 3 міс.) — решта «подушки» з можливістю швидкого виходу.
• Валютний компонент — якщо витрати/дохід у валюті, тримайте частку резерву у відповідній валюті (зменшує конверсійні ризики).
• Розділення рахунків: операційний і резервний — щоб не «проїдати» подушку в поточних платежах.

Як наповнювати резерв

• Автоматичне відрахування з кожного надходження (наприклад, 5–10% до досягнення цілі).
• Одноразові вливання з надпланового прибутку/кешбеків від еквайрингу.
• Оптимізація витрат (комісії, підписки, інкасація) — заощаджене направляти в резерв.
• Дисципліна виплат: чіткий графік податків/зарплат, щоб уникати непланових «пожеж».

У сервісах на кшталт GlobusPlus зручно налаштувати автоматичні відрахування й моніторинг поповнень, щоб політика резервного фонду виконувалася без ручного контролю.

Додаткові джерела поповнення

• продаж непрофільних активів;
• повернені аванси чи штрафи від постачальників;
• податкові пільги чи компенсації, отримані під час держпідтримки.

Правила використання: політика і контроль

Опишіть у внутрішньому регламенті:

• цільове призначення (лише на форс-мажори, критичні операційні витрати, аварії);
• пороги активації (наприклад, падіння грошового залишку нижче X, затримка надходжень > Y днів);
• процедуру погодження (рівень відповідальних осіб, терміни поповнення після використання);
• заборони (не витрачати на експансію/маркетингові експерименти без окремого рішення ради директорів).

Такі правила знімають суб’єктивність і запобігають «розмиванню» резерву.

Моніторинг і звітність

Створіть простий дашборд із 4–6 показниками:

• поточний розмір резерву у місяцях витрат;
• прогноз cash-flow на 13 тижнів;
• DSO/DPO і частка фіксованих витрат;
• відхилення від цільового діапазону та статус поповнення.

Допоможе прозора аналітика платежів: консолідовані виписки, алерти за порогами, автоматичні звіти по рахунках і валютах.

Типові помилки і як їх уникнути

• Є один рахунок «на все» — кошти резерву зникають у щоденних витратах → відкрийте окремий рахунок.
• Немає порогів і тригерів — рішення приймаються «на око» → зафіксуйте правила активації.
• Резерв у «не тій» валюті — втрата на конвертації → узгодьте валютну структуру з витратами.
• Не поповнюють після використання — подушка тане → автоматизуйте відрахування.
• Занадто консервативне зберігання — втрата купівельної спроможності → використовуйте короткі інструменти з ліквідністю T+0/Т+1.

Ще одна поширена помилка

Компанія концентрує увесь резерв на одному банківському рахунку. Це підвищує ризики блокування або технічних збоїв. Краще мати мінімум два незалежних рахунки чи банки.

План впровадження на 30 днів

1. Зібрати дані витрат і побудувати 13-тижневий прогноз.
2. Визначити цільовий діапазон резерву і валютну структуру.
3. Відкрити окремий резервний рахунок та налаштувати автоперекази.
4. Затвердити політику (цілі, тригери, відповідальні, план поповнення).
5. Увімкнути дашборд і алерти; щомісяця робити короткий звіт керівництву.

Висновок

Резервний фонд — це операційна страховка бізнесу. Чітка політика, окремий рахунок, регулярне поповнення і прозорий моніторинг дають компанії час і свободу дій у кризові періоди. Для більшості компаній резервний фонд бізнесу стає не витратним баластом, а реальним інструментом виживання й розвитку. «Подушка» на 3–6 місяців не збільшує прибуток сьогодні, зате зберігає компанію завтра і дозволяє інвестувати тоді, коли ринок коливається.

Фото з відкритих джерел