Згідно із Законом України «Про нотаріат», нотаріат в Україні - це система органів і посадових осіб, на які покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені цим Законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.

У населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії, передбачені статтею 37 Закон України «Про нотаріат», вчиняються уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування, які призначаються рішенням відповідного органу місцевого самоврядування, із покладенням на них цих функцій (згідно складеної практики, це секретарі відповідних рад).

Посадові особи органів місцевого самоврядування при вчиненні нотаріальних дій зобов'язані зберігати нотаріальну таємницю, даний обов’язок передбачений ст.8 Закону України «Про нотаріат», в якому визначено, що нотаріальна таємниця – це сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов'язки тощо.

Обов'язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків чи іншої роботи, на осіб, залучених для вчинення нотаріальних дій у якості свідків, та на інших осіб, яким стали відомі відомості, що становлять предмет нотаріальної таємниці. Особи, винні в порушенні нотаріальної таємниці, несуть відповідальність у порядку, встановленому законом.

Усі нотаріальні дії повинні вчинятися в приміщенні органу місцевого самоврядування, проте у тому випадку, коли громадянин не може з’явитися в зазначене приміщення, дані дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

У разі якщо вчинення нотаріальної дії вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій зазначається місце в якому вчинено нотаріальну дію із зазначенням адреси, а також причини, чому дана нотаріальна дія мала місце, поза приміщенням органу місцевого самоврядування.

Перед вчиненням нотаріальної дії, посадові особи органів місцевого самоврядування повинні роз’яснити права і обов’язки, попередити про наслідки вчинюваних нотаріальних  дій, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду, а також сприяти громадянам, установам, підприємствам та організаціям у здійсненні їхніх прав та захисті законних інтересів.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та видачі копій документів, які зберігаються у справах в органі місцевого самоврядування, видаються в порядку, передбаченому статтею 8 Закону України «Про нотаріат».

Посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, повинні встановити особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, у порядку, визначеному статтею 43 Закону України «Про нотаріат».

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів.

Перелік нотаріальних дій, що вчиняються посадовими особами органів місцевого самоврядування, визначено статтею 37 Закону України «Про нотаріат»:

1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;

2) посвідчують заповіти (крім секретних);

3) видають дублікати посвідчених ними документів;

4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів   і виписок з них;

5) засвідчують справжність підпису на документах;

6) видають свідоцтва про право на спадщину;

7) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя.

Дії, стосовно видачі свідоцтва про право на спадщину та видачі свідоцтва про право  власності  на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя, можуть вчиняти лише уповноважені посадові особи органу місцевого самоврядування, які мають  вищу юридичну освіту, досвід роботи у галузі права не менше трьох років, пройшли протягом року стажування у державній нотаріальній конторі або приватного нотаріуса, завершили навчання щодо роботи з єдиними та державними реєстрами, що функціонують в системі Міністерства юстиції України, та  склали  іспит із спадкового права у порядку, встановленому Міністерством юстиції

Посадові особи органу місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, зобов'язані дотримуватись обмежень, які встановлені статтею 9 Закону України «Про нотаріат», а саме:

1) не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної нотаріальної контори, працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, або працівників даного виконавчого комітету;

2) не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса чи у виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. Посадові особи, перелічені у статті 40 Закону.

3) не вправі посвідчувати заповіти та доручення на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка або своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер).

Нотаріальні дії і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням норм і правил, які встановлені цією статтею, є недійсними.

Інформацію надано Кременецьким місцевим центром з надання безоплатної вторинної правової допомоги в рамках реалізації загальнонаціонального правопросвітницьького проекту «Я МАЮ ПРАВО».

Фото з відкритих джерел